Zusammenarbeit mit DevShelter - Teil 3: Onboarding

Worum gehts?

‍

In meinen ersten beiden Beiträgen der Reihe habe ich Dir gezeigt, wie meine grundsätzlichen Anforderungen aussehen und für welche Software ich mich konkret entschieden habe. Bei der Auswahl der, für meinen Anwendungsfall, besten Software zur Projektverwaltung habe ich dir 3 Kandidaten vorgestellt und ihre Vor- und Nachteile erörtert.

In meinem dritten und letzten Beitrag der Reihe werde ich Dir zeigen, wie das Onboarding von Neukunden aufgebaut ist, was mir dabei wichtig ist und wie ich es automatisiert habe.

‍

Zur Auffrischung schauen wir uns noch einmal an, welche Software zur Zusammenarbeit genutzt wird.

Was will ich erreichen?

‍

Das Onboarding soll zwei Kriterien erfüllen: wenig Aufwand und leicht verständlich. Besonders der letzte Teil ist mir hier wichtig. Ohne Interaktion mit dem Kunden geht es nicht und sobald Rückfragen notwendig sind, ist eine Automatisierung auch schwierig.

‍

Daher ist es wichtig, den Kunden bei jedem Schritt bestmöglich zu informieren.

Der erste Schritt ist daher eine personalisierte E-Mail mit allen wichtigen Informationen zu den nachfolgenden Schritten.

Microsoft Whiteboard muss bei der Automatisierung vorest nicht berücksichtig werden. Die Boards können bei Bedarf erstellt und geteilt werden. Für Microsoft Teams und Azure DevOps müssen allerdings Zugänge angelegt und konfiguriert werden. Und genau hier kommt Microsoft Power Automate ins Spiel.

‍

Wie kann man das automatisieren?

‍

Mit Microsoft Power Automate lässt sich nahezu alles automatisieren. Die Software besteht aus zwei Komponenten: Einer Cloud-Version und einer Desktop-Version. Für das Onboarding wird lediglich die Cloud-Version verwendet. Sie bietet neben vorgefertigten Bausteinen für Microsoft Outlook, Microsoft Excel oder Microsoft Teams auch die Möglichkeit, jede andere Software zu bedienen, die über eine HTTP-Schnittstelle verfügt.

‍

Natürlich muss es einen Ausgangspunkt für die Automatisierung geben. Ich habe mich daher entschieden, mittels Microsoft Forms die Stammdaten des Kunden zu erfassen. Nach Absenden des Formulars wird dann automatisch eine Genehmigung via Microsoft Teams bei mir erbeten. Wird diese bestätigt, wird eine Einladung von Microsoft Entra ID an den Kunden versendet und Microsoft Teams sowie Azure DevOps werden eingerichtet.

‍

Stark vereinfacht sieht der Ablauf dann wie folgt aus:

‍

Information ist das A und O!

‍

Wie bereits erwähnt ist es extrem wichtig, den Kunden bei jedem Schritt abzuholen. Daher reicht es in diesem Fall nicht aus, einfach nur alles einzurichten. Jeder Schritt muss auch für den Kunden klar nachvollziehbar sein. Daher gibt es neben der personalisierten E-Mail noch einige weitere Informationsquellen.

‍

Als zentrale Stelle für alle Informationen wird Microsoft Teams genutzt. Sobald der Kunde die Einladung von Microsoft Entra ID annimmt, wird er automatisch auf eine eigene Landingpage geleitet, die Microsoft Teams verlinkt sowie die Anmeldung erklärt.

‍

In Microsoft Teams selbst werden zwei Kanäle angelegt: einer für direkte Gespräche und ein weiterer für wichtige Informationen. Sobald z.B. Projekt und Zugang zu Azure DevOps eingerichtet sind, wird der Kunde hier benachrichtigt und erhält direkt den Link zu seinem Projekt.

‍

In Azure DevOps selbst findet sich dann ein personalisiertes Dashboard mit Verlinkungen zu allen wichtigen Stellen. Obendrein wird die Oberfläche von Azure DevOps zusätzlich mit Hilfe eines Wikis genau erklärt. So hat der Kunde zu jeder Zeit alle wichtigen Informationen und Hilfestellungen zur Hand.

Schlusswort

‍

In meiner ersten Blog-Reihe habe ich Dir einen Einblick in die Entstehung meines Onboarding-Prozesses gegeben: Angefangen mit den Anforderungen, über die Auswahl der richtigen Software bis zur Automatisierung des gesamten Prozesses.

‍

Ich hoffe, Du konntest meine Arbeits- und Denkweise hierdurch etwas kennenlernen. Für Fragen und Verbesserungsvorschläge kannst Du dich gerne jederzeit melden. Vielen Dank für deine Zeit! Ich würde mich freuen von Dir zu hören!