Prozessoptimierung und -automatisierung

Wann lohnt sich eine Automatisierung?

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Die ständige Wiederholung von Aufgaben kann ungeahnte Probleme mit sich bringen, auch wenn man bereits einen Automatismus hast. Man neigt bei solchen Aufgaben schneller zu Fehlern, da das Gehirn einen in falscher Sicherheit wiegt. Und ist es nicht die beliebteste Tätigkeit, kommen noch schlechte Kompromisse hinzu, da man einfach fertig werden möchte. Mit einer guten Automatisierung kannst Du hier Abhilfe schaffen.

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Immer dann, wenn sich dein Prozess regelmäßig wiederholt, solltest Du über eine Automatisierung nachdenken. Deine Zeit ist schließlich wertvoll und wird für die wirklich wichtigen Dinge benötigt!

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Was kann man automatisieren?

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Prinzipiell kann alles automatisiert werden, was einem definierten Ablauf folgt! Tatsächlich automatisierst Du bereits viele Dinge in deinem Alltag. Ob automatische Beantwortung von Mails, das Backup in der Cloud oder der Hund, der dir die Zeitung bringt; Das sind alles Prozesse, deren einzelne Schritte automatisch ablaufen.

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Vorteile deiner Automatisierung

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Vermeidung von Fehlern

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Fehlerquellen kann es viele geben. Monotonie bei der manuellen Übernahme von Daten, die unliebsame Aufgabe, die man schnell beenden möchte, oder auch der komplexe Vorgang, mit dem man noch nicht vertraut ist.

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Eine gut durchdachte Automatisierung kann dafür sorgen, dass jeder die Aufgabe erledigen kann, ohne dabei Kopfschmerzen zu bekommen!

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Zeit und Geld sparen

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Viele alltägliche Aufgaben kosten vor allem eines: Zeit! Zeit, die Du für den Ausbau deiner Unternehmung nutzen könntest. Denn wie heißt es so schön?

"Kleinvieh macht auch Mist!"

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Solche alltäglichen Zeitfresser lassen sich meist gut automatisieren, oft leichter, als Du denkst.

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Der Weg zu deiner Automatisierung

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Manchmal reicht eine Einstellung im Programm, um z.B. beim Programmstart alle wichtigen Seiten im Browser zu öffnen oder bei Abwesenheit automatisch eine Antwort per E-Mail zu versenden.

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Kleinere Aufgaben können mithilfe von Skripten und der Aufgabenplanung erledigt werden, wie z.B. das automatisches Löschen von bestimmten Dateien, wenn diese älter als 30 Tage sind.

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Für komplexere Automatisierungen kommen spezielle Tools wie Microsoft Power Automate oder auch deine eigene Software zum Einsatz.
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Oft kommt eine Kombination aus all diesen Dingen zum Einsatz, um eine effiziente und dennoch kostengünstige Lösung zu entwickeln.

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Wann lohnt sich eine Automatisierung nicht?

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Nur, weil man etwas automatisieren kann, heißt das nicht automatisch, dass es auch sinnvoll ist. Bei einer simplen, selten aufkommenden Aufgabe können die Kosten auch schnell den Nutzen übersteigen.

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Ein oft vergessener Aspekt ist auch die menschliche Interaktion. Wo voll automatisiert wird, gibt es in aller Regel auch keine Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.

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In diesen Fällen kann man noch über eine Teil-Automatisierung nachdenken.

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Den für dich optimalen Weg finden wir gemeinsam in einem Gespräch heraus.